Pour vous si…
- Les pièces arrivent par e-mail, sous toutes les formes, et quelqu’un les trie à la main.
- Les relances de pièces manquantes se font une par une.
- Plusieurs personnes travaillent sur les mêmes dossiers et doivent savoir où en est chacun.
Démonstration — données fictives
Pièces comptables et dossiers clients : collecter, contrôler, classer
Les pièces arrivent, sont contrôlées, puis classées dans le bon dossier. L’automatisation prépare ; la personne responsable du dossier valide. Rien n’est écrit dans le logiciel comptable sans validation.
Le déroulé, étape par étape
- Relance des pièces manquantesEn fin de période, le workflow compare les pièces attendues pour chaque dossier à celles reçues, et envoie une relance polie à la bonne personne.
- RéceptionUne facture arrive par e-mail dans une boîte dédiée, ou par un formulaire de dépôt.
- ExtractionLe fournisseur, la date et le montant sont lus sur le document. Si cette lecture utilise l’IA, le résultat est signalé comme tel.
- Règles de cohérenceMontant lisible, date dans la période, fournisseur connu, pièce pas déjà reçue : chaque règle est écrite et vérifiable.
- Mise de côté des anomaliesUne pièce qui ne passe pas une règle rejoint la file « à vérifier », avec la raison.
- ValidationLa personne responsable du dossier valide ou corrige la proposition. Sans validation, rien ne bouge.
- ClassementLa pièce validée est rangée dans le bon dossier, sous un nom normalisé.
- Tableau d’avancementPour chaque dossier : pièces attendues, reçues, en anomalie, validées.
- JournalChaque étape est inscrite : quelle pièce, quelle action, qui a validé, quand.
Sous le capot
Cloisonnement par dossier
Chaque dossier a ses propres droits d’accès. Le workflow ne voit que les dossiers qu’il traite, et chaque collaborateur seulement les siens.
Moindre privilège
Boîte de réception dédiée, lue par un compte de service ; écriture limitée à la zone de classement.
Journal de chaque consultation
Qui a ouvert, validé ou corrigé une pièce, et quand : la trace est conservée et consultable.
Aucune écriture comptable automatique
Le workflow prépare et classe. L’écriture dans le logiciel comptable reste faite ou validée par une personne du cabinet.
Secrets hors du workflow
Identifiants rangés dans le gestionnaire de l’outil, jamais dans le workflow.
Outils possibles
n8n ou Power Automate pour l’orchestration, SharePoint pour le classement, Microsoft 365 pour la messagerie, selon ce que le cabinet utilise déjà.
Pour qui
Pas pour vous si…
- Vous attendez une comptabilisation sans contrôle humain.
- Vos pièces arrivent déjà par un outil qui les contrôle et les classe.
- Vous recevez quelques pièces par mois : une organisation manuelle claire suffit souvent.
Ce qui est livré
- Le workflow, testé sur un échantillon de vos vrais documents.
- Les règles de cohérence, écrites noir sur blanc.
- Le tableau d’avancement par dossier.
- La procédure de reprise et la documentation, avec les accès à votre nom.
- La liste des données traitées et des sous-traitants.
Questions fréquentes
Le workflow écrit-il dans notre logiciel comptable ?
Non. Il prépare et classe. L’écriture comptable reste faite ou validée par une personne du cabinet.
Avec quel logiciel comptable cela fonctionne-t-il ?
Je ne pars pas d’un logiciel en particulier. Selon ce que le vôtre permet (import de fichiers, interface de programmation), le workflow s’arrête au classement ou prépare un fichier d’import, toujours validé.
Les documents des clients du cabinet sortent-ils de vos outils ?
Le lieu de traitement et les sous-traitants sont décidés avec vous et écrits avant de commencer. Si la lecture des documents utilise un service d’IA, il est choisi avec un accord de traitement des données ; sinon, la lecture se fait sans IA.
Que se passe-t-il avec une pièce illisible ?
Elle rejoint la file « à vérifier » avec la raison, et la personne responsable est prévenue. Rien n’est deviné.
Peut-on commencer petit ?
Oui. Par exemple, d’abord la relance des pièces manquantes, puis l’extraction et le classement.
Contact
Décrivez le processus. Nous commençons par l’analyser.
Ou écrivez-nous directement : contact@cyphex.io