Notre méthode
Comprendre le besoin avant de brancher un agent.
Nous partons d’une tâche précise qui vous coûte du temps chaque semaine : une demande à traiter, un dossier à retrouver, une ressaisie. Voici comment nous la traitons, du besoin au suivi, et ce que nous refusons de faire.
Sept étapes
01
Cadrage
Le besoin et les processus existants, tels qu’ils sont faits : qui reçoit quoi, dans quel logiciel, ce qui bloque, ce qui coûte du temps.
Livrables possibles
- Cartographie du processus actuel
- Liste des tâches candidates, classées
02
Périmètre
Ce qui entre dans le projet et ce qui n’y entre pas : données concernées, outils, contraintes de sécurité et de confidentialité, résultat attendu.
Livrables possibles
- Spécifications courtes
- Données et accès nécessaires
- Critères d’acceptation
03
Architecture
Règle, assistant ou agent : le niveau le plus simple qui fait le travail, avec vos outils actuels. Les outils qu’un agent pourra appeler sont listés par écrit.
Livrables possibles
- Schéma d’architecture
- Outils retenus et leurs permissions
- Hébergement et sous-traitants
04
Prototype
Une première version sur vos cas réels ou représentatifs, pour voir ce qui marche, ce qui manque, et ajuster avant d’aller plus loin.
Livrables possibles
- Prototype sur un périmètre réduit
- Jeu de cas de référence
05
Tests et sécurité
Cas particuliers, erreurs provoquées, permissions vérifiées, validation humaine en place. Pour un assistant ou un agent, réponses et comportements sont évalués sur le jeu de référence.
Livrables possibles
- Résultats de tests
- Revue des permissions et des accès
- Procédure de reprise
06
Mise en service
Progressive : quelques demandes d’abord, puis le flux complet. Journal et alertes actifs dès le premier jour. Tout est écrit pour la personne qui s’en occupe chez vous.
Livrables possibles
- Documentation d’exploitation
- Comptes et licences à votre nom
- Transfert à votre équipe
07
Suivi
Selon le besoin convenu : lecture des journaux, corrections, mises à jour, rejeu de l’évaluation quand un modèle ou un outil change, petites évolutions.
Livrables possibles
- Point écrit mensuel
- Évaluation rejouée après changement
Ces livrables sont ceux que nous proposons ; chaque mission retient ce qui lui est utile. Nous ne prétendons pas les avoir tous produits pour chaque projet : les exemples publiés portent leur niveau de preuve.
Des exemples réels
La méthode, appliquée : un cas réel, un projet personnel, un prototype en préparation.
- Greffe d’un tribunal de commerceCas réel : chaîne de lecture et de contrôle des formalités, validation par le greffier, journal d’audit.Ouvrir
- Support d’une communauté en ligneProjet personnel : réception, analyse, routage par règles, accusé de réception, historique d’exécution.Ouvrir
- Agent avec outils autorisésPrototype en préparation : ce qui sera construit et testé avant d’être publié.Ouvrir
Sécurité et gouvernance : les principes
Ce qui vaut pour chaque projet, écrit une fois. Les détails d’implémentation sont dans chaque réalisation ; les données et sous-traitants sur leur page.
- Permissions minimalesDes identifiants dédiés et des permissions limitées aux outils et aux données nécessaires, selon les possibilités des outils intégrés.Risque évité Un agent qui prépare des devis n’a aucune raison de pouvoir supprimer des factures.
- Accès et environnements séparésUn environnement de test avec des données fictives, un environnement de service avec les vraies, et des accès distincts pour chacun.Risque évité Un test qui envoie un vrai e-mail à un vrai client.
- Validation humaine sur les actions sensiblesEnvoyer, payer, supprimer, créer un accès : une personne habilitée valide avant, avec le contexte pour décider vite.Risque évité Une relance partie à tort, un devis envoyé avec un mauvais montant.
- Traçabilité des actions et des erreursChaque exécution laisse une trace : qui a déclenché quoi, quand, avec quel outil et quel résultat.Risque évité Une erreur découverte trois semaines plus tard, sans savoir d’où elle vient.
- Échecs prévus, reprise écriteUn appel d’outil qui échoue, une réponse hors des attentes : arrêt propre, alerte, et une procédure de reprise rédigée à l’avance.Risque évité Des demandes perdues en silence pendant une panne.
- Évaluation des réponses et des comportementsUn jeu de cas de référence, rejoué avant la mise en service et après chaque changement de modèle, d’outil ou de documents.Risque évité Un assistant qui répond avec assurance à côté de la question, sans que personne ne s’en aperçoive.
- Transparence sur l’hébergement, les données et les sous-traitantsOù tournent les modèles, où vont les données, qui y accède : écrit avant de commencer, sur la page Données et sous-traitants.Risque évité Des documents confidentiels envoyés à un service dont personne n’a lu les conditions.
Aucune de ces mesures ne rend un système infaillible : un modèle peut se tromper, un outil peut tomber. Elles servent à ce qu’une erreur soit vue, arrêtée et reprise, et à ce que vous gardiez la main.
Le détail de vos données est sur la page Données et sous-traitants.
Règle, assistant ou agent : le bon niveau
Une règle suffit
- Le fichier arrive toujours au même format.
- Le tri dépend d’un mot-clé ou d’un montant.
- La même réponse part à chaque fois.
Un assistant aide
- Les demandes arrivent en texte libre, rédigées chacune à sa façon.
- La réponse est quelque part dans vos documents, mais personne ne sait où.
- Il faut résumer un dossier long pour la personne qui décide.
Un agent agit
- Il faut chercher une information avant de pouvoir répondre.
- Plusieurs étapes s’enchaînent dans des outils différents.
- Le résultat de chaque étape doit être vérifié avant la suivante.
Dans les trois cas, l’IA ne décide pas seule : sa réponse est vérifiée par des règles, les actions qui engagent attendent une personne, et tout est journalisé.
Quatre architectures que nous utilisons souvent
Le détail technique, pour la personne qui s’en occupe chez vous.
Agent avec outils autorisésL’agent récupère le contexte, appelle un outil autorisé, vérifie le résultat, puis poursuit, corrige ou demande une personne ; chaque étape est journalisée.
- Demande
- ContexteCRM, dossiers, règles
- OutilAPI, appel autorisé
- Vérificationconditions attendues
- Validationune personne
- Journal
Automatisation entre vos logicielsUn événement (formulaire, e-mail, nouvelle ligne) déclenche un workflow qui met à jour les autres outils et garde une trace.
- Événement
- Contrôleformat, doublons
- Workflown8n, Power Automate
- LogicielsCRM, compta, fichiers
- Journal
Assistant IA avec validationL’IA lit et propose ; des règles vérifient sa réponse ; une personne valide avant toute action qui a des conséquences.
- Demande
- IAlit, extrait, résume
- Vérificationrègles
- Validationune personne
- Action
- Journal
Arrivées et départs du personnelLes comptes, les groupes et les appareils sont créés puis retirés au bon moment, avec l’accord du responsable et une trace complète.
- RHarrivée ou départ
- Approbation
- ComptesEntra ID
- AppareilsIntune
- Journal
Questions fréquentes
Combien coûte une intervention ?
Le diagnostic de 30 minutes est offert. Ensuite, chaque intervention fait l’objet d’un devis ferme avant démarrage, établi d’après le périmètre écrit.
Faut-il changer de logiciels ?
En général, non. Nous partons de ce que vous utilisez déjà. Si un outil bloque vraiment, nous vous l’expliquons et vous décidez.
Où vont mes données ?
Avant le démarrage, nous vous indiquons où les données sont traitées et quels sous-traitants interviennent. Le principe : ne traiter que les données nécessaires. Le détail est sur la page Données et sous-traitants.
Que se passe-t-il si un workflow tombe en panne ?
Chaque workflow est livré avec une procédure de reprise : comment repérer le problème, qui prévenir et comment revenir temporairement au fonctionnement manuel.
Est-ce que je dépends de vous ensuite ?
Non. Les comptes et les licences sont à votre nom, et la documentation permet à une autre personne de reprendre le workflow.
Quels outils et quelles licences faut-il ?
Cela dépend de ce que vous utilisez déjà : n8n, Power Automate ou un autre outil. Les licences éventuelles restent à votre nom et vous sont indiquées avant le devis.
Je ne suis pas technique. Est-ce un problème ?
Non. Il faut surtout une personne qui connaît la tâche à automatiser et qui peut valider les tests. Nous vous expliquons chaque choix avec des mots simples, et la documentation est écrite pour vous.
Comment l’IA est-elle utilisée ?
Seulement quand elle apporte quelque chose, et toujours signalée comme telle. Une personne valide les résultats avant toute action sensible.
À quoi sert le bilan en 5 minutes ?
À préparer le diagnostic. Vous répondez à huit questions, votre navigateur propose des pistes, et rien ne nous est envoyé sans votre accord.
Contact
Décrivez le processus. Nous commençons par l’analyser.
Ou écrivez-nous directement : contact@cyphex.io