Cas réel — client anonymisé · Sud de la France
Greffe d’un tribunal de commerce
Les formalités d’entreprise arrivent au greffe par le Guichet unique. Nous avons automatisé leur lecture, leur contrôle et la préparation des régularisations. Le greffier garde chaque décision.
Cas réel
En bref
Chaque dossier reçu est lu, ses pièces sont contrôlées par des règles, et ce qui manque est repéré avant qu’un collaborateur l’ouvre.
L’IA n’intervient que pour comprendre un texte : elle signale, elle ne décide de rien. Quand un dossier est incomplet, la demande de régularisation est préparée et ne part qu’après validation par le greffier.
01 · Situation de départ
Des dossiers à contrôler, dans un délai légal court
Depuis le 1er janvier 2023, les entreprises déposent leurs formalités (création, modification, dépôt des comptes) sur le Guichet unique en ligne. Le dossier arrive ensuite au greffe du tribunal de commerce compétent, qui le contrôle avant de l’inscrire au registre.
Le délai est court : le greffier doit procéder à l’inscription dans un délai d’un jour franc ouvrable après réception de la demande (article R. 123-97 du code de commerce).
Avant le projet, chaque point était vérifié à la main par un collaborateur : nature du dépôt, exercice, pièces, signatures, confidentialité, saisie. Un dossier incomplet demandait en plus de rédiger la demande de régularisation.
02 · Ce que nous avons construit
Un dossier déjà lu et contrôlé
Une chaîne qui prépare le dossier, étape par étape. Rien ne change pour l’entreprise qui dépose ; ce qui change, c’est que le collaborateur ouvre un dossier déjà lu et contrôlé.
- Guichet uniqueAPI
- LectureOCR
- Extraction
- Règles métier
- Manquants
- IAsens du texte
- Greffierdécide
- GED
- Notification
- Audit
01
Réception
Le dossier arrive du Guichet unique par son interface de programmation (API) et il est enregistré.
02
Lecture des pièces
Les pièces scannées sont transformées en texte exploitable (reconnaissance de caractères, Document AI).
03
Extraction
Les informations utiles des pièces sont rangées dans des champs structurés.
04
Règles métier
Un moteur de règles contrôle le dossier selon ce qui est exigé pour ce type de formalité.
05
Pièces manquantes
Les pièces ou informations absentes sont repérées et listées.
06
IA
Seulement pour ce qu’une règle ne sait pas faire : comprendre un texte rédigé librement. Elle signale ; elle ne tranche pas.
07
Validation par le greffier
Il reçoit le dossier préparé, avec les anomalies signalées, et décide.
08
Enregistrement
Le dossier validé rejoint le système d’information du greffe et sa gestion électronique des documents (GED).
09
Notification
Si une régularisation est nécessaire, la demande part vers le déclarant.
10
Audit
Chaque étape laisse une trace dans les journaux.
03 · Rôle
Ce qui a été conçu et construit ici
- Conception de la chaîne de traitement, du Guichet unique à la validation : lecture des pièces, extraction en champs structurés, règles métier, détection des pièces manquantes, préparation des demandes de régularisation.
- Définition de la place de l’IA (comprendre un texte rédigé librement, signaler sans décider) et du circuit de validation par le greffier, avec le greffe.
- Ce qui vient d’ailleurs : l’interface du Guichet unique, les services de reconnaissance de caractères et de lecture de documents, le système d’information et la GED du greffe.
04 · Exemple
Exemple : le contrôle d’un dépôt des comptes annuels
Un dépôt des comptes paraît simple. Son contrôle compte pourtant une vingtaine de points, de la nature du dépôt jusqu’au statut final du dossier. Voici ce que la chaîne prépare, et ce que le greffe garde.
Qualifier le dépôt
Dépôt initial ou rectificatif, comptes individuels ou consolidés. Dates d’ouverture, de clôture et d’approbation. Délai : un mois après l’approbation, deux mois pour un dépôt en ligne.
- La chaîne prépare
- Lit les dates dans les pièces et signale un éventuel retard.
- Le greffe garde
- La date de réception n’est jamais modifiée ; un retard suit le circuit du service.
Contrôler les pièces comptables
Bilan, compte de résultat, annexe quand elle est requise : présents, lisibles, complets, rattachés à la bonne société et au même exercice.
- La chaîne prépare
- Repère les pièces absentes, illisibles ou rattachées à une autre société ou à un autre exercice.
- Le greffe garde
- Les dispenses s’apprécient selon le référentiel du greffe. Personne ne refait la comptabilité de la société.
Vérifier l’approbation et l’affectation du résultat
Procès-verbal d’assemblée ou décision de l’associé unique : bonne société, bon exercice, date, approbation, affectation du bénéfice ou de la perte, signatures.
- La chaîne prépare
- L’IA lit le procès-verbal, rédigé librement, et signale ce qui manque ou se contredit.
- Le greffe garde
- Rien n’est rédigé ni corrigé à la place de la société.
Examiner la confidentialité
Confidentialité des comptes, du seul compte de résultat, ou publication simplifiée : la déclaration jointe est contrôlée à part, avec les conditions d’éligibilité.
- La chaîne prépare
- Repère la déclaration et la catégorie demandée.
- Le greffe garde
- L’éligibilité ne se décide jamais sur la seule déclaration.
Saisir et rattacher
Numéro d’immatriculation de la société, absence de doublon, nature du dépôt, période, dates, options. Chaque fichier rattaché à la bonne formalité, ni inversé ni dupliqué.
- La chaîne prépare
- Propose les données extraites des pièces.
- Le greffe garde
- Toute différence entre une pièce et la saisie est résolue avant de finaliser.
Traiter les anomalies
Pièce absente, document illisible, mauvaise société, exercice incohérent, déclaration manquante, dépôt rectificatif sans référence au dépôt antérieur.
- La chaîne prépare
- Détecte l’anomalie et prépare la demande de régularisation.
- Le greffe garde
- Le greffier valide la demande avant son envoi au déclarant.
Finaliser
Statut réel du dossier : reçu, en examen, en attente de régularisation, validé ou rejeté. Après validation, les comptes rejoignent le Registre national des entreprises et DATA INPI, et le greffe publie au BODACC.
- La chaîne prépare
- Trace chaque étape dans les journaux d’audit.
- Le greffe garde
- La validation reste au greffier.
Sources sur le cadre du dépôt : INPI, Dépôt des comptes annuels · Infogreffe, délais et documents du dépôt des comptes
05 · Ce qui reste humain
Le greffier décide
L’IA détecte une anomalie, elle ne décide pas : elle prépare le dossier pour le greffier.
- L’inscription au registre, le rejet ou la demande de régularisation : c’est le greffier qui décide.
- Aucune demande de régularisation ne part sans validation humaine.
- Ce qui peut s’écrire en règle reste une règle, lisible et vérifiable par le greffe ; l’IA est réservée au sens des textes.
06 · Choix techniques
Pourquoi ces choix, et pas d’autres
Des règles avant l’IA
Tout ce qui s’écrit en règle (pièces exigées, dates, cohérence société et exercice) reste une règle, lisible et vérifiable par le greffe.
L’IA limitée au sens des textes
Elle lit un procès-verbal rédigé librement et signale ce qui manque ou se contredit. Elle ne tranche rien : une décision doit rester explicable.
Une validation humaine systématique
Aucune demande de régularisation ne part sans le greffier. Le délai légal est court, mais la décision lui appartient.
Un journal à chaque étape
Chaque dossier peut être relu après coup : qui a préparé quoi, ce que l’IA a signalé, ce que le greffier a décidé.
07 · Résultat
Ce qui a changé
- Les formalités reçues du Guichet unique sont orientées automatiquement.
- Les pièces sont analysées et contrôlées avant que le greffier intervienne.
- Les régularisations sont détectées et préparées automatiquement, puis validées par une personne.
Nous ne publions aucun chiffre sur ce projet (volumes, temps gagné, durée) tant qu’il n’a pas été mesuré et validé avec le client.
Ce que cette page ne dit pas
- Le nom du greffe et sa ville : le client reste anonyme.
- Les volumes, les temps de traitement et les gains : aucun chiffre sans mesure validée.
- Le détail des logiciels internes du greffe.
Guichet uniqueAPIOCRDocument AIMoteur de règlesIAGEDJournaux d’audit
08 · Documentation
Ce qui documente ce cas
- Le déroulé et l’exemple de contrôle ci-dessus, construits d’après la fiche de contrôle du dépôt des comptes et les pages de l’INPI et d’Infogreffe.
- Aucun chiffre tant qu’il n’est pas mesuré et validé avec le client ; ni le nom du greffe, ni sa ville, ni le détail de ses logiciels internes.